従業員の退職では、「退職すること自体は決まっていたが、退職日や退職金の認識が違った」「会社貸与品が返却されない」「退職後に未払い賃金をめぐる請求が発生した」といったトラブルが起こることがあります。こうした認識のずれを防ぐために活用される書面が「退職合意書」です。特に退職勧奨や退職条件について個別に協議したケースでは、合意内容を書面に残すことが重要になります。
〇退職合意書とは
退職合意書とは、会社と従業員が合意のうえで労働契約を終了する際に、退職日や金銭の支払い、退職後の取り扱いなどを確認するための書面です。労働者と使用者の意思が一致して労働契約を終了することは「合意退職」または「合意解約」と呼ばれます。
解雇が会社側から一方的に労働契約を終了させるものであるのに対し、合意退職では双方の意思の一致が前提となります。そのため、退職合意書を作成する場合も、従業員が内容を十分理解し、自由な意思で同意していることが非常に重要です。
〇退職合意書を作成する目的
退職合意書の大きな目的は、会社と従業員の間で合意した条件を明確にし、退職後の紛争を予防することです。口頭だけで退職条件を決めると、「そのような説明は受けていない」「支払われると思っていた」など、後から認識の違いが生じる可能性があります。
合意内容を書面化しておけば、退職日、給与・退職金・解決金などの支払条件、会社貸与物の返却、秘密情報の取り扱いなどを双方で確認できます。ただし、書面さえ作成すればすべてのトラブルを防げるわけではなく、内容や合意に至る経緯にも注意が必要です。
〇退職日と金銭条件を明確にする
退職合意書では、まず「いつ労働契約が終了するのか」を具体的な年月日で記載することが基本です。最終出勤日と退職日が異なる場合は、それぞれを明確にすると認識のずれを防ぎやすくなります。
さらに、最終給与、未払い残業代、退職金、退職勧奨に伴う解決金などの支払いがある場合には、金額だけでなく支払期日や支払方法まで確認します。有給休暇の取り扱いなどについて個別の合意がある場合も、曖昧な表現を避けて整理しておくことが大切です。
〇秘密保持や会社貸与物について定める
退職時には、パソコン、スマートフォン、社員証、鍵、書類などの会社貸与物を返却する必要があります。退職合意書に返却対象や期限を記載しておけば、返却漏れを防ぐ効果が期待できます。
また、顧客情報、営業秘密、個人情報などについて、退職後も適切に取り扱うことを確認する条項を設ける場合があります。ただし、秘密保持義務や競業避止義務を必要以上に広く設定すると、内容によっては有効性が問題となる可能性があります。会社の利益だけを優先せず、合理的な範囲で設計することが重要です。
〇清算条項を入れる際の注意点
退職合意書では、「本合意書に定めるものを除き、会社と従業員との間に債権債務がないことを確認する」といった清算条項が設けられることがあります。退職後の追加請求をめぐる紛争を防ぐために利用される条項ですが、安易に記載すればよいものではありません。
未払い賃金などが存在するにもかかわらず、それを十分確認せず包括的な清算条項を設けると、後日のトラブルにつながることがあります。会社側は給与・残業代・退職金などの支払状況を確認し、従業員側も合意によってどのような権利関係が整理されるのか理解したうえで署名することが重要です。
〇退職勧奨から合意する場合は自由意思が重要
会社から退職を勧める「退職勧奨」は、解雇とは異なり、従業員が応じるかどうかを自由に判断できることが前提です。従業員が退職を拒否しているにもかかわらず執拗に迫ったり、脅迫的な言動によって署名を求めたりすると、退職合意の有効性や会社側の責任が問題になる場合があります。
そのため、退職合意書を提示する際には、内容を検討するための時間を設けるなど、本人が自ら判断できる環境を整えることが重要です。「署名した書面があるから絶対に問題にならない」と考えず、合意形成の過程そのものにも十分配慮する必要があります。
〇専門家に確認してもらうメリット
退職合意書は、会社ごとの就業規則や退職理由、退職金制度、未払い賃金の有無などによって盛り込むべき内容が変わります。特に退職勧奨、残業代、ハラスメント、休職中の退職などが関係する場合は、定型的なひな形をそのまま利用するのではなく、個別事情を確認することが大切です。
社会保険労務士は、労務管理や就業規則、退職手続などの観点から内容を確認する際の相談先となります。また、法的な紛争がすでに発生している場合や、損害賠償請求など法律上の争いが想定される場合には、弁護士への相談も検討する必要があります。行政書士など他の士業に書類作成を相談する場合も、それぞれの業務範囲を確認することが重要です。
〇まとめ
退職合意書は、会社と従業員が合意退職する際の条件を明確にし、退職後のトラブルを防ぐために役立つ書面です。退職日、給与・退職金・解決金、会社貸与物の返却、秘密保持、清算条項などを具体的に整理することで、双方の認識を合わせやすくなります。
一方で、特に退職勧奨を伴うケースでは、従業員の自由な意思による合意であることが重要です。形式的に署名を得ることだけを目的とせず、内容と合意までの手続の両面を適切に整える必要があります。退職条件が複雑な場合や将来の紛争が懸念される場合には、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談し、自社の状況に合った退職合意書を作成することが望ましいでしょう。