従業員の問題行動に対して、会社が戒告・けん責・減給・出勤停止・懲戒解雇などの懲戒処分を行うことがあります。しかし、問題行動が実際にあったからといって、会社が自由に処分できるわけではありません。懲戒処分では、処分理由や重さだけでなく、処分に至るまでの手続が適切だったかという「手続的相当性」も重要です。適切な調査や本人への説明を欠いたまま処分すると、労使トラブルにつながる可能性があります。
〇懲戒処分の手続的相当性とは
「懲戒処分の手続的相当性」とは、懲戒処分を決定するまでの手続が、公平かつ適切に行われているかという考え方です。具体的には、事実関係を十分に調査したか、本人から事情を聞いたか、就業規則で定められた手続を守ったかなどが問題になります。
労働契約法第15条では、労働者の行為の性質や態様などに照らし、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない懲戒は、権利濫用として無効になるとされています。したがって会社は、処分内容だけでなく、処分に至った経緯も慎重に整理する必要があります。
〇まず就業規則の懲戒規定を確認する
懲戒処分を検討するときは、最初に就業規則を確認します。どのような行為が懲戒事由に該当するのか、どのような種類の懲戒処分が定められているのかを確認することが重要です。
さらに、懲戒委員会への付議、本人への弁明機会の付与、書面による通知など、社内独自の手続が定められている場合には、そのルールに従う必要があります。就業規則で定めた手続を会社自身が守っていない場合、処分の有効性をめぐる争いで問題となる可能性があります。
〇事実調査は処分を決める前に行う
問題行為の報告を受けた段階で、直ちに処分を決定することは避けるべきです。まず、関係者へのヒアリング、メールや勤怠記録などの資料確認、防犯カメラや業務システムの記録確認など、事案に応じた客観的な調査を行います。
特に、申告者と処分対象者の主張が食い違う場合には、一方の説明だけを前提に判断しないことが重要です。調査日時、確認した資料、関係者の説明などを記録として残しておけば、後日処分の妥当性を説明する際にも役立ちます。
〇本人に弁明の機会を与える
手続的相当性を確保するうえで重要なのが、処分対象となる従業員から事情を聞くことです。本人が事実関係を認めているか、行為に至った事情があるか、会社側の認識に誤りがないかなどを確認します。
もっとも、就業規則に弁明手続の規定がない場合、弁明の機会を与えなかったことだけで直ちにすべての懲戒処分が無効になるとは限りません。一方、就業規則に弁明の機会を設ける規定がある場合には、その手続を適切に実施することが特に重要です。
〇処分の重さについても検討する
正しい手続を踏んでいても、問題行為に比べて処分が著しく重ければ、懲戒処分の相当性が問題になります。行為の内容、故意・過失の程度、会社への影響、本人の役職、過去の処分歴、反省の有無などを総合的に検討する必要があります。
また、過去に同様の違反をした従業員には戒告だったにもかかわらず、特別な理由なく別の従業員だけを出勤停止にするなど、処分基準に大きなばらつきがある場合も注意が必要です。社内における処分の一貫性を確認することも重要です。
〇懲戒処分は書面で明確に伝える
処分を決定したら、できる限り書面によって本人へ通知することが望まれます。処分の種類だけを通知するのではなく、対象となった行為、該当する就業規則の規定、処分内容などを整理しておくことで、処分理由を明確にできます。
事実調査から本人への事情聴取、処分決定、通知までの経緯について社内記録を保存しておくことも重要です。将来、労働局での相談や労働審判、訴訟などに発展した場合、会社がどのような根拠と手順で判断したのかを説明する資料になります。
〇社会保険労務士など専門家への相談も重要
懲戒処分では、就業規則の整備と実際の運用を一致させる必要があります。社会保険労務士は、就業規則や懲戒規定の整備、処分手続の確認、労務管理上のリスク整理などについて重要な役割を担います。
特に、減給、降格、長期間の出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇など、従業員への不利益が大きい処分ほど慎重な判断が必要です。紛争が予想される案件では、社会保険労務士に加えて、必要に応じて労働問題を扱う弁護士に法的判断を相談することも検討すべきでしょう。
〇まとめ
懲戒処分の手続的相当性とは、会社が処分を決めるまでに、公平かつ適切な手続を行っているかという重要な視点です。就業規則の確認、客観的な事実調査、本人からの事情聴取、処分内容の検討、書面による通知と記録保存という流れを意識することが基本となります。
「問題行為があったから処分できる」と単純に考えるのではなく、処分の根拠・重さ・手続をそれぞれ確認することが重要です。懲戒処分は労使紛争につながりやすいため、判断に迷う場合には、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しながら慎重に進めるとよいでしょう。
法的な基礎として、労働契約法15条は懲戒権濫用の基準を定めており、厚生労働省も懲戒事由・種類を就業規則で定めて周知する必要性を示しています。また、就業規則に弁明手続が定められている場合、その遵守が重要とされています。