遅刻や無断欠勤を繰り返す、業務命令に従わない、ハラスメントや不正行為を行うなど、従業員の問題行動に悩む企業は少なくありません。しかし、「問題社員だから」という理由だけで、会社が自由に懲戒処分を科せるわけではありません。根拠や手続き、処分の重さに問題があると、懲戒処分が無効になったり、損害賠償や未払い賃金を請求されたりする可能性があります。
〇結論 就業規則の根拠と処分の相当性が必要です
問題社員に懲戒処分を科す際は、就業規則に懲戒の種類と事由が定められており、対象となる行為がその事由に該当することを確認しなければなりません。
さらに、行為の内容や悪質性、会社に生じた損害、本人の反省、過去の処分歴などを踏まえ、処分の重さが適切であることも必要です。軽微なミスに対して直ちに懲戒解雇を行うなど、行為と処分が釣り合っていない場合は、権利濫用として無効になるおそれがあります。
〇懲戒処分が認められるための法律上の条件
労働契約法第15条では、懲戒が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は、権利濫用として無効になると定められています。
実務では、まず就業規則が従業員に周知されているかを確認します。就業規則に記載されていない行為を、後から懲戒事由として処分することは原則として困難です。問題行為の発生後に懲戒規定を追加し、遡って適用することも避けなければなりません。
また、減給処分には労働基準法上の上限があります。1回の減給額は平均賃金の1日分の半額以内、複数の減給を行う場合でも、1回の賃金支払期における減給総額は賃金総額の10分の1以内とする必要があります。
〇よくある誤解
よくある誤解は、「会社に損害を与えたのだから、直ちに懲戒解雇できる」という考え方です。懲戒解雇は最も重い処分であり、重大な横領や機密情報の漏えいなど、雇用関係を継続できないほど深刻な事情が求められます。
また、注意や指導をしただけで懲戒処分をしたつもりになっているケースもあります。業務指導と懲戒処分は性質が異なります。指導記録を残し、改善の機会を与えたうえで、それでも問題行動が続く場合に段階的な処分を検討することが重要です。
〇実務での注意点
処分前には、メール、勤怠記録、防犯カメラ、関係者の聴取結果など、客観的な証拠を収集します。一方の申告だけで事実を決めつけてはいけません。本人にも事実関係を説明し、弁明する機会を与えることが望まれます。
処分を決定するときは、過去の類似事例との公平性にも注意が必要です。同じ行為をした従業員について、一方だけを重く処分すると、恣意的な運用と判断される可能性があります。
処分理由、適用する就業規則の条項、処分内容、効力発生日は書面で通知し、調査資料や判断過程も保存しましょう。懲戒解雇を行う場合は、解雇予告や解雇予告手当、労働基準監督署による除外認定の要否についても確認が必要です。
〇社会保険労務士などによる支援内容
社会保険労務士は、就業規則の懲戒規定や服務規律の整備、事実確認の進め方、処分の程度、通知書の作成などを支援できます。また、日常的な指導記録の作り方や、問題行動を未然に防ぐ労務管理体制についても助言できます。
ただし、具体的な紛争が生じている場合や、懲戒解雇、損害賠償請求を検討する場合は、労働問題に詳しい弁護士との連携が必要です。
〇まとめ
懲戒処分では、「問題社員だから処分する」のではなく、就業規則上の根拠、十分な証拠、本人の弁明、処分の相当性、公平な手続きが求められます。感情的に処分を決定すると、かえって企業側が不利になることがあります。特に出勤停止、降格、諭旨解雇、懲戒解雇などの重い処分を検討するときは、実施前に専門家へ相談し、法的リスクを確認することが大切です。