「勤務態度に問題がある社員への対応が遅れ、職場全体に影響が広がってしまった」「注意しても改善されない社員を、もっと早い段階で把握できなかったのか」と悩む企業は少なくありません。
ただし、「問題社員」という曖昧な基準で従業員を監視したり、上司の主観だけで問題があると決めつけたりすることは適切ではありません。重要なのは、業務上求められる行動やルールを明確にし、問題行動の兆候を客観的に把握できる仕組みを整えることです。
〇問題社員を早期発見するには社内ルールの整備が有効
結論からいうと、問題行動を早期に把握するためには、就業規則や服務規律、人事評価制度、報告・相談ルールなどを整備しておくことが有効です。
具体的には、「無断欠勤や遅刻を繰り返さない」「業務上必要な指示に従う」「ハラスメント行為を行わない」「会社情報を適切に管理する」といった行動基準を明文化します。
そのうえで、違反や問題が発生した場合に、誰が、いつ、どのように確認し、指導するのかまで決めておくことがポイントです。
〇主観ではなく「行動」を確認できる仕組みが重要
社員の問題を早期に把握するときに注意したいのが、「性格が合わない」「協調性がない気がする」といった主観的な評価です。
問題として確認すべきなのは、あくまで具体的な事実です。たとえば、「1か月に無断遅刻が3回あった」「期限を明示した業務指示に正当な理由なく従わなかった」「他の従業員に対する暴言について複数の相談があった」といった形で記録します。
厚生労働省のモデル就業規則でも、服務規律や懲戒に関する規定例が示されています。問題行動への対応を適正に行うためにも、会社として守るべきルールと違反時の対応をあらかじめ明確にしておくことが大切です。
〇よくある誤解は「問題が起きたらすぐ懲戒できる」という考え方
よくある誤解の一つが、勤務態度に問題があれば、会社の判断ですぐに懲戒処分や解雇ができるという考え方です。
実際には、懲戒を行うには就業規則上の根拠が重要であり、行為の内容と処分の重さについても合理性が求められます。また、能力不足や勤務態度不良についても、一度のミスだけで判断するのではなく、指導や改善の機会を設け、その経過を確認することが重要です。
「問題社員を見つけるルール」ではなく、「問題行動を公平に把握し、適切に改善を促すルール」と考える方が、労務管理上も適切です。
〇実務では記録と段階的な指導が重要
実務上、特に重要なのが記録です。口頭注意だけを繰り返していると、後になって「注意されたことはない」「会社から改善を求められていない」と認識が食い違う可能性があります。
遅刻・欠勤の状況、業務上のミス、指導日時、本人の説明、改善期限などを記録し、必要に応じて注意書や指導書を交付する仕組みを作っておくとよいでしょう。
また、管理職ごとに対応が異ならないよう、「問題発生→事実確認→本人へのヒアリング→指導→改善期間→再確認」といった対応フローを社内で統一することも有効です。相談窓口や内部通報制度を設け、ハラスメントなどを早期に把握できる体制を整える方法もあります。
〇社会保険労務士など専門家による支援
問題社員対応では、就業規則の内容と実際の運用が一致していることが重要です。
社会保険労務士などの専門家に相談することで、服務規律や懲戒規定の見直し、注意・指導の運用ルール、管理職向けの対応フロー、面談記録や指導書の書式などを整備できます。
特に懲戒処分や退職勧奨、解雇を検討する段階では、対応方法によって労使トラブルに発展する可能性があります。個別案件については、必要に応じて弁護士など適切な専門家と連携することも重要です。
〇まとめ
問題社員を早期発見するために重要なのは、社員を監視する制度を作ることではありません。会社が求める行動基準を明確にし、問題行動を客観的に記録し、早い段階で指導・改善につなげる仕組みを整えることです。
就業規則や服務規律が古いままになっている企業や、管理職によって注意・指導の方法が異なる企業では、問題が深刻化してから対応に困るケースがあります。
問題が起きてから規則を確認するのではなく、平時から就業規則、相談ルート、記録方法、指導フローを整備しておくことが、企業と従業員双方を守る労務管理につながります。
厚生労働省は、常時10人以上の労働者を使用する事業場について就業規則の作成・届出が必要であることや、モデル就業規則で服務規律・懲戒等の規定例を示しています。また、懲戒については、あらかじめ就業規則上の根拠を整備しておくことが重要とされています。