従業員の遅刻・欠勤が続く、業務命令に従わない、協調性に欠ける言動がある、ハラスメントが疑われる――こうした「問題社員」への対応に悩む企業は少なくありません。
特に中小企業では、問題が起きるたびに経営者や直属の上司が個別判断しているケースもあります。しかし、担当者によって対応が変わると、本人から「自分だけ厳しく扱われた」と主張されたり、適切な指導ができないまま問題が長期化したりするおそれがあります。
そこで重要になるのが、問題社員への対応手順をあらかじめマニュアル化しておくことです。
〇問題社員対応をマニュアル化する最大のメリットは「対応の統一」
結論からいえば、問題社員への対応をマニュアル化する最大のメリットは、会社として一貫性のある対応ができることです。
たとえば、問題行動が発生した場合に、
事実関係を確認する
本人から事情を聴く
指導・注意を行う
指導内容を記録する
改善状況を確認する
必要に応じて就業規則に基づく処分を検討する
といった流れを決めておけば、上司や担当者が変わっても一定の基準で対応できます。
感情的に叱責したり、反対に問題を放置したりするリスクを減らせる点も大きなメリットです。
〇なぜ問題社員対応にはルールが必要なのか
従業員に問題行動があったからといって、会社が自由に処分できるわけではありません。
懲戒処分などを行う場合には、就業規則上の根拠や問題行動の内容、本人への指導状況、処分の相当性などが問題になることがあります。そのため、問題が起きてから突然重い処分を行うのではなく、事実確認、指導、改善機会の付与、記録というプロセスを積み重ねることが重要です。
また、ハラスメント問題についても、会社には相談体制の整備や事実関係の確認、適切な対応などが求められます。
マニュアルを整備しておけば、「誰が」「いつ」「何を確認し」「どのように記録するか」が明確になり、対応漏れを防ぎやすくなります。
〇よくある誤解は「マニュアルがあれば解雇できる」という考え方
注意したいのは、問題社員対応マニュアルを作ったからといって、簡単に懲戒や解雇ができるようになるわけではないことです。
マニュアルはあくまで社内の対応手順を整理するものです。実際に懲戒処分などを行う際には、就業規則や労働関係法令、個別の事情を踏まえた判断が必要です。
また、「問題社員」という言葉だけで対象者を一括りにすることも適切ではありません。
勤務態度の問題なのか、能力不足なのか、ハラスメントなのか、業務命令違反なのかによって、確認すべき事実や対応方法は異なります。マニュアルでも問題類型ごとに対応を分けておくことが重要です。
〇実務では「記録の残し方」まで決めておく
実務上、特に重要なのが記録です。
口頭注意だけを繰り返していると、後になって本人から「そんな指導は受けていない」と主張される可能性があります。
そのため、発生日時、問題となった行動、本人の説明、会社から伝えた指導内容、改善期限、その後の状況などを記録する書式を準備しておくとよいでしょう。
ただし、記録には上司の感情や主観を書くのではなく、できる限り具体的な事実を記載することがポイントです。
また、問題社員対応が過度な叱責や退職強要になれば、別の労務トラブルにつながる可能性があります。対応する管理職への教育もマニュアル整備とセットで考える必要があります。
〇社会保険労務士などの専門家は何を支援できる？
問題社員対応の仕組みづくりでは、社会保険労務士などの専門家に相談する方法があります。
具体的には、就業規則や懲戒規定の確認、問題行動別の対応フロー作成、指導書・面談記録書などの書式整備、管理職向けの対応ルール作成などが考えられます。
重要なのは、単に「問題社員を辞めさせるためのマニュアル」を作るのではなく、問題の早期発見と改善を促し、会社と従業員双方のトラブルを防ぐ仕組みとして設計することです。
〇まとめ
問題社員への対応をマニュアル化すると、担当者による対応のばらつきを防ぎ、事実確認・指導・記録・改善確認といった手順を統一できます。
特に、問題が深刻になってから対応方法を考えるのではなく、平時から就業規則と対応フロー、記録書式を整備しておくことが重要です。
ただし、懲戒や解雇などの判断には個別事情や法的な検討が必要になります。自社の就業規則や現在の対応方法に不安がある場合は、労務管理に詳しい社会保険労務士や弁護士などの専門家へ早めに相談するとよいでしょう。
厚生労働省も、職場のハラスメント対策について、方針の明確化・相談体制の整備・迅速かつ正確な事実確認・適切な対処と再発防止などを事業主に求めています。こうした点からも、社内対応をあらかじめ手順化しておくことには実務上の意義があります