「問題社員がいることで会社にどれだけ損害が出ているのか分からない」「注意や指導をしても改善せず、周囲の負担が増えている」と悩む経営者や人事担当者は少なくありません。
問題社員による影響は、売上減少や金銭的損失のように数字で表せるものだけではありません。周囲の従業員の生産性低下、離職、顧客との関係悪化など、間接的な損害も含めて評価する必要があります。
〇問題社員による損害は「具体的な事実」で評価する
結論として、問題社員が職場に与える損害は、「本人に問題がある」という抽象的な評価ではなく、実際に発生した行為と、その結果として会社や周囲に生じた影響を具体的に整理して評価することが重要です。
主な評価項目としては、①会社に直接生じた金銭的損失、②業務効率・生産性への影響、③他の従業員への影響、④顧客や取引先への影響、⑤企業秩序・コンプライアンスへの影響などがあります。
例えば、頻繁な遅刻によって他の社員が毎回30分残業しているのであれば、その残業時間や人件費は比較的数値化しやすい損害です。一方、暴言によって職場の雰囲気が悪化し、社員が退職した場合には、採用費や教育費、引継ぎによる負担まで含めて検討できます。
〇損害額だけでなく行為の内容や継続性も重要
労務管理では、必ずしも「会社に○万円の損害が発生した」という結果だけが問題になるわけではありません。
無断欠勤、業務命令違反、ハラスメント、重大なミス、協調性を著しく欠く行為などについては、その頻度や程度、本人への指導回数、改善の有無などを継続的に記録することが重要です。
特に解雇や懲戒を検討する場合、会社側が「問題社員だから」という理由だけで自由に処分できるわけではありません。労働契約法第15条では懲戒、第16条では解雇について、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められています。厚生労働省も、勤務態度や職務規律違反だけでなく、行為の内容や会社が受けた損害の重大性など、さまざまな事情が判断材料になると説明しています。
〇よくある誤解は「周囲が迷惑しているだけで十分」という考え方
よくある誤解が、「社員全員が迷惑だと言っているから処分できる」という考え方です。
周囲の不満は重要な情報ですが、それだけでは客観的な証拠として不十分な場合があります。「態度が悪い」「やる気がない」といった主観的評価ではなく、「○月○日に業務命令に従わなかった」「同じミスについて3回指導したが改善されなかった」など、具体的な事実に置き換えて記録することが大切です。
また、能力不足の場合には、会社側が十分な指導や教育、配置の検討を行ったかも問題になることがあります。単発の失敗だけで直ちに解雇が認められるとは限らないため、段階的な対応が必要です。
〇実務では記録と損害の「見える化」が重要
問題社員への対応では、注意指導書、面談記録、メール、勤怠記録、クレーム記録、事故報告書などを残しておくことが重要です。
さらに、他の社員がフォローに費やした時間、追加残業、顧客対応時間、再作業費用などを記録すると、問題行動による経営上の影響を把握しやすくなります。
注意したにもかかわらず記録を残していない会社も多く、後から懲戒や解雇を検討した際に、会社側が問題行動を十分説明できないケースがあります。日常的な記録が、適切な労務対応につながります。
〇社会保険労務士など専門家による支援
問題社員への対応では、感情的に退職を迫ったり、十分な手続きを経ずに懲戒処分をしたりすると、後に労働トラブルへ発展する可能性があります。
社会保険労務士などの専門家は、問題行動の整理、就業規則の確認、指導書・注意書の作成、面談方法の検討、懲戒処分を行う際の手続などについて支援できます。紛争性が高い案件や解雇の有効性について個別の法的判断が必要な場合には、弁護士への相談も重要です。
〇まとめ
問題社員が職場に与える損害を評価するときは、金銭的損失だけを見るのではなく、生産性、従業員への負担、顧客への影響、職場秩序などを総合的に確認することが重要です。
そして最も大切なのは、「問題社員」という人物評価ではなく、「いつ、どのような行為があり、会社がどのような指導を行い、それでもどのような影響が発生したのか」を客観的に記録することです。
問題が深刻化してから対応を始めるのではなく、早い段階から記録と指導を積み重ね、必要に応じて社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談するとよいでしょう。