社員によるルール違反、ハラスメント、業務命令違反、勤務態度の問題などが発生した際、本人が「そんなことはしていない」「自分は悪くない」と問題行動を認めないケースがあります。
会社としては、本人が認めないからといって放置することも、反対に十分な確認をせず処分することも適切ではありません。重要なのは、本人の「自白」を得ることではなく、客観的な事実を確認し、適正な手順で対応することです。
〇結論
社員が問題行動を認めない場合でも、会社が客観的な証拠や関係者への聞き取りなどから事実関係を確認できれば、必要な指導や懲戒処分を検討することは可能です。
一方、「上司がそう言っている」「周囲から苦情が出ている」といった事情だけで、一方的に問題行動があったと決めつけるのは危険です。
厚生労働省も、ハラスメントの行為者に事情を聴く際には、はじめから加害者と決めつけず、弁明の機会を十分に与えることなどを示しています。
〇問題行動を認めない社員への対応方法
まず、会社側で事実関係を整理します。
メールやチャット、勤怠記録、業務日報、防犯カメラなどの記録、関係者の証言など、問題となった行為を客観的に確認できる資料を集めます。特に「いつ・どこで・誰が・何をしたのか」を具体的に整理することが重要です。
そのうえで本人へのヒアリングを行います。
「あなたが悪い」と追及するのではなく、「○月○日にこのような出来事があったとの報告があります。事実関係について説明してください」という形で本人の認識や言い分を確認します。
本人の説明についても記録を残し、他の証拠や関係者の説明と照合します。厚生労働省の資料でも、問題行動について事実を把握し、記録を作成し、本人の言い分を聞く機会を設けるという対応が示されています。
〇よくある誤解 「本人が認めないと処分できない」は本当？
問題行動を本人が認めること自体が、常に懲戒処分の必須条件になるわけではありません。
重要なのは、会社が処分の根拠となる事実を合理的に確認できるかどうかです。
また、懲戒処分を行うためには、原則として就業規則に懲戒の種類や事由をあらかじめ定め、労働者に周知しておく必要があります。厚生労働省もこの点を裁判例等を踏まえて説明しています。
さらに、労働契約法第15条との関係では、労働者の行為の性質・態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない懲戒は無効となります。
〇実務での注意点 いきなり重い処分をしない
実務上、特に注意したいのが「本人が反省していないから解雇する」といった対応です。
問題行動そのものと、それを認めない態度は分けて考える必要があります。
まず問題となった行為について証拠を整理し、就業規則のどの規定に該当する可能性があるのかを確認します。その後、本人に具体的な事実を示して説明・弁明の機会を与え、その内容も踏まえて処分の必要性や程度を判断します。
軽微な問題であれば、注意・指導、改善指示、面談記録の作成などから始めることも考えられます。問題が繰り返される場合には、その都度記録を残すことが重要です。
ハラスメントの場合には、被害を訴えた社員への配慮や当事者の配置上の措置、再発防止策なども検討する必要があります。厚生労働省の指針でも、事実が確認された場合には、就業規則等に基づく措置や配置転換などを適切に行うことが示されています。
〇社会保険労務士に相談するメリット
社員の問題行動への対応は、方法を誤ると懲戒処分や解雇をめぐる労使トラブルに発展する可能性があります。
社会保険労務士には、就業規則や懲戒規定の確認、本人への指導方法、面談記録や注意・指導書などの整備、懲戒手続の検討、再発防止体制の構築などについて相談できます。
特に解雇や重い懲戒処分を検討する場合には、事案によって弁護士への相談も含め、処分を決定する前の段階で専門家に確認することが重要です。
〇まとめ
社員が問題行動を認めない場合、会社が目指すべきなのは「本人に認めさせること」ではありません。
客観的な証拠を収集し、本人にも十分な説明・弁明の機会を設け、就業規則と事実関係に基づいて適切な対応を判断することが大切です。
感情的に処分を決めたり、反対に「本人が認めないから仕方がない」と放置したりすると、問題がさらに大きくなる可能性があります。問題行動が繰り返されている場合や懲戒処分を検討している場合には、早い段階で社会保険労務士や、必要に応じて弁護士へ相談し、記録と手順を整えながら対応することをおすすめします。