遅刻や早退、無断欠勤を繰り返す社員がいても、「注意するとトラブルになりそう」「人手不足なので辞められると困る」といった理由から、対応を先延ばしにしている会社は少なくありません。
しかし、勤怠不良を放置すると、職場の規律が乱れるだけでなく、他の社員の不満や業務負担の増加、さらには解雇をめぐる労働紛争など、さまざまな問題につながる可能性があります。
今回は、勤怠不良の社員を放置することで会社に生じるリスクと、経営者や人事担当者が取るべき対応について解説します。
〇勤怠不良の社員を放置すると会社にはどんなリスクがある？
結論として、勤怠不良の放置には、職場環境の悪化、生産性の低下、人材流出、労務トラブルの長期化という大きなリスクがあります。
特に注意したいのは、会社が問題を認識していながら適切な指導を行わず、後になって突然、懲戒処分や解雇を行うケースです。
勤怠不良が事実であっても、会社側の対応によっては処分の有効性が争われることがあります。
そのため、勤怠不良は単なる勤務態度の問題ではなく、会社全体の労務管理に関わる重要な経営課題として考える必要があります。
〇勤怠不良を放置することで発生する具体的な問題
まず考えられるのが、他の社員への悪影響です。
例えば、ある社員が頻繁に遅刻や無断欠勤をしているにもかかわらず、会社が何も対応しなければ、周囲の社員は「真面目に働く人だけが損をする」と感じる可能性があります。
欠勤者の業務を他の社員が肩代わりする状況が続けば、不公平感が強まり、職場の士気低下や離職につながることもあります。
また、取引先への対応遅延や納期の遅れなど、業務上の損失が発生するおそれもあります。
さらに、会社が長期間指導を行わなかった場合、後から厳しい処分を行う際に、対応の一貫性や処分の相当性が問題となることがあります。
労働契約法第15条では、懲戒処分について客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められています。
同法第16条でも、合理性や相当性を欠く解雇は無効とされています。
勤怠不良を理由に処分する場合も、問題の程度や改善指導の経緯などを踏まえた慎重な判断が必要です。
〇勤怠不良に関するよくある誤解
よくある誤解として、「無断欠勤を繰り返す社員はすぐに解雇できる」という考え方があります。
しかし、無断欠勤があったからといって、必ず解雇が認められるわけではありません。
欠勤の回数や期間、理由、業務への影響、会社による指導状況などが総合的に判断されます。
また、「就業規則に解雇事由として書いてあれば問題ない」という考え方にも注意が必要です。
就業規則に規定があっても、個別の事情によっては解雇が無効と判断される可能性があります。
一方で、遅刻や欠勤の背景に病気、メンタルヘルスの不調、家庭の事情などが隠れている場合もあります。本人の事情を確認せず、一方的に処分することは避けるべきです。
〇会社が実務で注意すべきポイント
勤怠不良への対応では、まず客観的な記録を残すことが重要です。
遅刻や欠勤の日時、本人からの連絡内容、業務への影響、面談や注意指導の内容などを記録します。
そのうえで本人と面談し、勤怠不良の原因を確認するとともに、改善すべき点を具体的に伝えます。
改善が見られない場合には、書面による注意や改善指導など、段階的な対応を検討します。
ただし、懲戒処分を行う際には、就業規則の規定や処分の相当性を確認しなければなりません。
また、勤怠管理が不十分な会社では、実際の労働時間を正確に把握できず、賃金計算や未払い残業代の問題が生じる可能性もあります。
厚生労働省のガイドラインでも、使用者には始業・終業時刻を確認し、適切に記録することが求められています。
〇社会保険労務士による支援内容
社会保険労務士は、勤怠不良への対応に関して、就業規則の整備、勤怠管理制度の見直し、改善指導の進め方などを支援できます。
例えば、遅刻・早退・無断欠勤に関する服務規律や懲戒規定を確認し、実際の運用に適した内容へ整備することが可能です。
また、面談記録や注意指導書の作成方法について助言することで、労務トラブルの予防にもつながります。
解雇や懲戒処分を検討する段階では、必要に応じて労働問題に詳しい弁護士と連携することも重要です。
〇まとめ
勤怠不良の社員を放置することは、職場の規律や生産性を損なうだけでなく、将来的な労務紛争のリスクを高める可能性があります。
大切なのは、問題が小さいうちに事実確認を行い、本人の事情にも配慮しながら適切な改善指導を実施することです。
感情的な対応や突然の処分ではなく、就業規則に基づいた公平で一貫性のある労務管理が求められます。
勤怠不良への対応に悩んでいる場合は、問題が深刻化する前に社会保険労務士などの専門家へ相談することをおすすめします。