勤怠不良は、遅刻や欠勤、早退などが繰り返され、企業の業務や職場秩序に支障が生じている状態を指す言葉です。ただし、「勤怠不良」は法律上の正式な用語ではありません。会社が従業員を指導・処分するときは、印象だけで判断せず、就業規則と客観的な記録に基づいて慎重に対応する必要があります。ここでは、勤怠不良の具体例、是正勧告との違い、記録方法について解説します。
〇勤怠不良の定義と主な具体例
勤怠不良とは、従業員の出勤状況や勤務態度に継続的な問題がある状態の総称です。代表例には、正当な理由のない遅刻・早退・欠勤、無断欠勤、休暇手続の未履行、打刻漏れ、勤務時間中の無断離席などがあります。
一度の遅刻だけで直ちに勤怠不良と評価するのではなく、発生回数、継続期間、理由、業務への影響などを総合的に確認します。病気、障害、妊娠・育児・介護、交通機関の遅延など、本人だけでは避けにくい事情がある場合には、個別の配慮も必要です。
〇勤怠不良と是正勧告の違い
「是正勧告」は、一般に労働基準監督署が、労働基準関係法令への違反を確認した事業者に対して改善を求める行政上の措置を指します。会社が勤怠不良の従業員に対して行う注意や改善要求を、正式な意味での是正勧告と呼ぶわけではありません。
社内で従業員に改善を求める場合は、「口頭注意」「指導書」「改善指示書」「始末書の提出命令」など、就業規則や社内制度に沿った名称を用いるのが適切です。「是正勧告書」という名称を使用すると、行政機関による処分と誤解される可能性があるため注意しましょう。
〇会社が労働基準監督署から指導を受けるケース
勤怠不良を放置したこと自体が、直ちに労働基準監督署の是正勧告の対象になるとは限りません。しかし、実際の労働時間を適切に把握していない、未払い残業がある、法定の上限を超えて時間外労働をさせているなどの法令違反が確認されれば、会社側が是正勧告を受けることがあります。
従業員の打刻漏れや申告ミスがあっても、使用者の労働時間管理責任がなくなるわけではありません。タイムカード、ICカード、パソコンの使用記録など、客観的な資料を基礎として始業・終業時刻を確認することが重要です。
〇勤怠不良を記録するときの基本項目
勤怠不良の記録には、発生日、始業予定時刻、実際の出勤時刻、遅刻・早退・欠勤の時間、本人から申告された理由、連絡の有無、業務への影響を記載します。口頭で注意した場合も、日時、場所、対応者、説明内容、本人の回答を記録しておきましょう。
記録では、「やる気がない」「態度が悪い」といった主観的表現を避けます。「9時始業のところ9時25分に出勤した」「始業時刻までに連絡がなかった」など、第三者が確認できる具体的な事実を書くことが大切です。メールやチャット、届出書などの関連資料も保存します。
〇指導書・改善指示書の作成方法
書面による指導を行う場合は、問題となった事実、該当する就業規則の条文、会社が求める改善内容、改善期限、再発時に考えられる対応を明記します。本人に弁明や事情説明の機会を与え、その内容も記録してください。
書面は懲罰感情を示すためではなく、問題点と改善方法を本人に明確に伝えるためのものです。受領確認の署名を求める場合、署名を拒否されたときは、交付日時や同席者を記録します。署名がないことだけを理由に、書面を無効と判断する必要はありません。
〇懲戒処分や解雇を検討する際の注意点
勤怠不良を理由に懲戒処分を行うには、原則として就業規則に懲戒事由と処分内容が定められていることが必要です。処分の重さは、違反の程度や回数、過去の指導歴、改善状況、本人の事情などと釣り合っていなければなりません。
十分な指導をせず、軽微な遅刻だけで重い処分や解雇を行うと、処分の有効性が争われる可能性があります。注意、面談、書面指導、改善期間の設定という段階的な対応を基本とし、処分前には本人の説明を確認することが重要です。
〇勤怠記録の保存と個人情報の管理
会社は、労働者ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録する必要があります。出勤簿、タイムカード、残業命令書など、労働時間に関する書類には法令上の保存義務があります。実務上は法改正や経過措置も踏まえ、少なくとも5年間保存できる体制を整えると安心です。
一方、勤怠記録には病歴や家庭事情などの機微な情報が含まれる場合があります。閲覧できる担当者を限定し、利用目的を労務管理や紛争対応など必要な範囲に絞りましょう。
〇社会保険労務士などの専門家に相談するメリット
勤怠不良への対応では、労働時間管理、就業規則、懲戒処分、休職制度、解雇など複数の労務問題が関係します。社会保険労務士は、就業規則の整備、指導書の作成、勤怠管理制度の見直しについて専門的な助言ができます。
行政書士は、権利義務に関する書類の作成支援などを扱いますが、個別の労働紛争や法的判断については、社会保険労務士や弁護士との連携が必要です。特に懲戒や解雇を検討している場合は、処分を決定する前に専門家へ相談することが望まれます。
〇まとめ
勤怠不良への対応では、感情的に従業員を責めるのではなく、客観的な勤怠記録を残し、事情を確認したうえで段階的に改善を求めることが重要です。また、労働基準監督署による是正勧告と、会社が従業員に行う指導は区別しなければなりません。
勤怠管理が不十分であれば、従業員の問題だけでなく、未払い残業など会社側の法令違反につながることもあります。就業規則や記録様式を整備し、判断に迷う場合は社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しましょう。