勤務態度が悪い、指示に従わない、遅刻や欠勤を繰り返す、ハラスメント行為が疑われるなど、従業員対応に悩む企業は少なくありません。しかし、感情的に注意したり、十分な手続きを踏まずに懲戒処分や解雇を行ったりすると、労働トラブルに発展するおそれがあります。
こうした場面で、労働法令と労務管理の専門家として企業を支援するのが、社会保険労務士による「問題社員対応コンサル」です。
〇社労士の問題社員対応コンサルは何をするのか
問題社員対応コンサルとは、従業員の問題行動を整理し、会社が適切な指導・改善・処分を行えるよう支援するサービスです。
なお、「問題社員」は法律上の用語ではありません。実務では、特定の従業員を一方的に問題視するのではなく、「どのような行動が、どの規則に違反し、業務にどのような影響を与えているか」を客観的に確認することが重要です。
社労士は、相談内容の聞き取り、就業規則の確認、対応手順の設計、注意・指導文書の作成支援、面談方法の助言などを行います。目的は、すぐに解雇することではなく、適正な指導によって改善の機会を与え、それでも改善しない場合に次の対応を検討できる状態を整えることです。
〇具体的な支援内容
まず行われるのが、問題行動の事実確認です。遅刻、無断欠勤、業務命令違反、能力不足、協調性の欠如、ハラスメントなどについて、日時、発言、関係者、業務への影響を整理します。
次に、雇用契約書や就業規則、服務規律、懲戒規定との整合性を確認します。規則に根拠がない処分や、行為に比べて重すぎる処分は、後から無効と判断される可能性があるためです。
そのうえで、口頭注意、書面による指導、始末書や報告書の提出、改善指導書の交付、一定期間の改善状況の確認など、段階的な対応を設計します。面談記録、注意書、改善計画書などの文書についても、内容や表現の助言を受けられます。
〇よくある誤解
「勤務態度が悪ければ、会社の判断ですぐに解雇できる」という考えは危険です。解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合、権利の濫用として無効になります。
また、解雇予告手当を支払えば必ず解雇できるわけでもありません。解雇予告の手続と、解雇理由の有効性は別の問題です。就業規則に懲戒事由が書かれていても、事実確認、本人への説明、弁明の機会、処分の相当性などが問われることがあります。
〇実務での注意点
最も多い失敗は、上司の印象だけで処分を決めてしまうことです。「態度が悪い」「やる気がない」という抽象的な評価ではなく、具体的な行為と証拠を記録しなければなりません。
一方で、会社側の指示が不明確だった、必要な教育をしていなかった、特定の従業員だけを厳しく扱っていたというケースもあります。病気や障害、育児・介護、ハラスメント被害などが背景にないか確認することも必要です。
退職勧奨を行う場合も、長時間の面談や繰り返しの圧力によって退職を強要したと受け取られないよう、慎重に進めなければなりません。
〇社労士に依頼できることと業務範囲
社労士には、現状分析、就業規則の整備、指導手順の構築、社内文書の作成支援、管理職への面談指導、再発防止研修などを依頼できます。問題が起きた後の対応だけでなく、採用、試用期間、人事評価、相談窓口などの仕組みを見直すことも有効です。
すでに個別労働紛争となっている場合、一定の裁判外紛争解決手続では、特定社労士があっせん・調停の代理を行えることがあります。一方、労働審判や訴訟の代理、社労士の権限を超える法律事務については、弁護士との連携が必要です。
〇まとめ
問題社員対応では、処分を急ぐよりも、事実確認、規則の確認、指導、改善機会の付与、記録という手順を積み重ねることが重要です。
社労士のコンサルを利用すれば、労働法令に配慮しながら、会社の実情に合った対応方法を整理できます。問題が深刻化してからでは選択肢が限られるため、注意の仕方や記録方法に迷った段階で相談するとよいでしょう。個別事情によって適切な対応は異なるため、紛争性が高い場合には弁護士とも連携して進めることが大切です。